INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ART. 13 REG. UE 2016/679)

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RRINFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ART. 13 REG. UE 2016/679)

  

A tutti i clienti, loro sedi.

 

A decorrere dal 25 maggio 2018 è operativo il regolamento europeo sulla privacy (Regolamento UE n. 2016/679) che prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.

Per adempiere agli obblighi assunti per effetto del contratto con voi stipulato, ACEF deve procedere al trattamento dei vostri dati personali.

ACEF desidera pertanto comunicarvi l’identità del Titolare, le finalità del trattamento, nonché le informazioni inerenti ai principi di correttezza, liceità e trasparenza che hanno ad oggetto i vostri dati, oltre che i vostri diritti.

ACEF ritiene opportuno che voi siate sensibilizzati sui rischi, le norme, le garanzie e i diritti relativi al trattamento dei vostri dati personali, nonché sulle modalità di esercizio dei vostri diritti relativi a tale trattamento.

Per questo, ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE n. 2016/679, ACEF vi fornisce con questo documento alcune importanti informazioni, restando a vostra disposizione, nel caso  qualcosa dovesse essere poco chiaro, per fornirvi spiegazioni: non esitate a contattarci in qualsiasi momento via e-mail, PEC o telefonicamente negli orari di ufficio ai riferimenti sotto indicati.

Per quanto riguarda le attività online è stata predisposta una informativa specifica, disponibile su http://gdpr.economiaefinanza.org.

 

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TITOLARE DEL TRATTAMENTO E CONTATTI

 

Il Titolare del trattamento è ACEF – ASSOCIAZIONE CULTURALE ECONOMIA E FINANZA con sede in Bologna – Via Riva Reno n. 65 – CF e P.IVA03954300376, avente quale scopo sociale la promozione e la realizzazione di iniziative e manifestazioni culturali  nel campo dell’economia e della finanza, e dei modelli di governo degli studi professionali in ogni loro declinazione.

Ai fini della normativa sulla privacy  essa è raggiungibile, per ogni comunicazione o richiesta in merito ai vostri dati, anche agli indirizzi e-mail: privacy@economiaefinanza.org - PEC: acef@pec.it, e telefonicamente al numero 051 231125.

 

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

 

Nel caso in cui il contratto possa comportare, da parte di ACEF, il trattamento di dati personali per vostro conto quali Titolari del trattamento, con riferimento a diverse tipologie di interessati tra cui dipendenti e/o collaboratori, clienti/utenti, professionisti e fornitori, ACEF dovrà essere da voi formalmente nominata Responsabile del Trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del GDPR limitatamente a tali trattamenti, alla luce dell’affidabilità della stessa in termini di organizzazione e compliance rispetto alle previsioni del GDPR.

ACEF potrà avvalersi, a sua volta, di altri soggetti interni ed esterni all’organizzazione, indicati nel contratto con voi stipulato e/o nella presente informativa, nominati da ACEF Responsabili del trattamento.

 

 

RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)

 

ACEF non effettua, tra le proprie attività principali, trattamenti che per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, anche di categorie di dati sensibili.

Pertanto abbiamo ritenuto di non nominare il Responsabile della Protezione dei Dati personali ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 37 e segg. del GDPR.

Qualora in futuro le nostre attività lo rendessero necessario, provvederemo a nominare formalmente un DPO, notificandolo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali) nonché a tutte le parti interessate.

 

CATEGORIE DI DATI CHE SI PREVEDE DI RACCOGLIERE

 

ACEF raccoglierà solo i vostri dati personali strettamente necessari per dare esecuzione al contratto con voi formalizzato, in particolare:

-         nome, cognome, eventuale nome impresa/Studio professionale

-         dati di contatto (telefono, fax, e-mail, contatti chat e social)

-         dati di fatturazione (C.F., P. IVA, N. REA, N. iscrizione Albo, ecc.)

-         dati di registrazione nome a dominio

-         credenziali di accesso a servizi

 

Oltre a questi dati cosiddetti “comuni” ACEF potrà avere la necessità di trattare anche dati appartenenti a categorie particolari (cosiddetti “dati sensibili”), ex art. 9 del GDPR, ossia quelle informazioni idonee a rivelare l’origine razziale, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, opinioni politiche, adesione a partiti, sindacati od organizzazioni di carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e orientamento sessuale. Può avvenire, ad esempio, nel corso delle esercitazioni effettuate in occasione di incontri formativi, o nell’utilizzo della chat.

ACEF tratterà queste categorie particolari di dati personali con la massima riservatezza, nel rispetto della normativa vigente e per l’esclusiva finalità di dare esecuzione al contratto, come indicato nella presente informativa.

 

FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

 

I dati da voi forniti verranno trattati per le seguenti finalità:

a)      Al fine di adempiere a tutte le obbligazioni deducibili dal contratto, che può avere ad oggetto a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, la partecipazione gratuita ad un convegno, la partecipazione a pagamento ad un incontro o ad un corso di approfondimento, la partnership tecnica per l’organizzazione di un evento, il rimborso delle spese di trasferta di uno o più relatori, ecc.; in questo caso, la base giuridica del trattamento è il contratto stipulato tra voi e ACEF: il trattamento è infatti necessario all’esecuzione del contratto di cui voi, come interessati, siete parte (art. 6 c. 1 b GDPR);

b)      Per adempiere a obblighi legali connessi all’esecuzione del contratto, quali a titolo esemplificativo: adempimenti contabili e fiscali, obblighi imposti dal GDPR quali l’esercizio dei vostri diritti come interessati, ecc.; in questo caso, la base giuridica del trattamento è l’obbligo legale stesso (art. 6 c. 1 c GDPR);

c)      Per altre finalità indirettamente correlate al contratto, giustificate dalla volontà di ACEF di accrescere le proprie relazioni e il proprio patrimonio culturale grazie ai contributi di relatori, partner, associati e partecipanti.

A seguire un elenco esemplificativo, ma non tassativo di tali finalità, la cui base giuridica è rappresentata dal vostro consenso espresso (art. 6 c. 1 a GDPR):

o   Invio alla vostra e-mail di comunicazioni di tipo informativo e commerciale allo scopo di tenervi informati su novità in materia di economia e finanza, e/o su nuovi servizi e iniziative di ACEF;

o   elaborazione e comunicazione dei dati relativi ad eventuali rapporti di lavoro dipendente e/o di collaborazione, nonché svolgimento degli adempimenti conseguenti, anche a mezzo di soggetti terzi;

o   conservazione anche oltre la durata del rapporto con ACEF, per finalità di consolidamento del know-how tecnico e organizzativo di ACEF, di vostri dati personali relativi a contratti in essere o esauriti, nel sistema informatico in uso a ACEF per effetto di contratti di domiciliazione e/o outsourcing;

o   conservazione, anche oltre la durata del rapporto con ACEF, per finalità di consolidamento del know-how tecnico e organizzativo di ACEF, di documenti di vostra proprietà e/o contenenti dati personali a voi relativi, in forma cartacea o digitale, nell’archivio permanente, in armadi chiusi e/o nel sistema informatico in uso a ACEF per effetto di contratti di domiciliazione e/o outsourcing;

o   conservazione anche oltre la durata del rapporto con ACEF per finalità inerenti la difesa nell’accertamento di eventuali responsabilità professionali, di vostri dati personali relativi a contratti in essere o esauriti, nel sistema informatico in uso ad ACEF per effetto di contratti di domiciliazione e/o outsourcing;

o   conservazione, anche oltre la durata del rapporto con ACEF, per finalità inerenti la difesa nell’accertamento di eventuali responsabilità professionali, di documenti di vostra proprietà e/o contenenti dati personali a voi relativi, in forma cartacea o digitale, nell’archivio permanente, in armadi chiusi e/o nel sistema informatico in uso a ACEF per effetto di contratti di domiciliazione e/o outsourcing;

o   riutilizzo dei dati e documenti a scopo didattico, formativo, di ricerca o per realizzare casi di Studio dei dati in forma anonima;

 

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

 

Il trattamento potrà essere effettuato mediante strumenti informatici, elettronici, telematici e/o manuali e cartacei ed è limitato alle operazioni strettamente necessarie alle finalità sopra evidenziate.

In particolare sono previste le seguenti modalità di trattamento:

-         utilizzo, mediante collegamento a installazioni “residenti” o a server farm esterne, delle procedure informatiche a carattere amministrativo-gestionale-fiscale fornite da Zucchetti ed altri eventuali fornitori di software, o direttamente realizzate dalla società INVESTIMENTI DIREZIONE SERVIZI E CONSULENZA SRL;

-         utilizzo, mediante collegamento a installazioni “residenti” o a server farm esterne, di procedure amministrative e di produttività individuale;

-         utilizzo, mediante collegamento a installazioni “residenti” o a server farm esterne, di sistemi di comunicazione e collaborazione a distanza;

-         compilazione informatizzata e/o manuale di atti o documenti connessi agli incarichi conferiti;

-         conservazione delle informazioni, dati e documenti indifferentemente in forma cartacea o digitale;

-         comunicazione con modalità telematiche o cartacee;

-         distruzione, in mancanza di obblighi di legge, senza necessità di preventiva informazione al Cliente.

 

DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

 

Qualora richiesto per l’adempimento del contratto, i dati oggetto di trattamento potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

-         Professionisti, società di servizi contabili e fiscali, associazioni di categoria, consulenti fiscali - legali - tecnici - del lavoro, Istituti bancari;

-         Eventuali altre persone fisiche e/o giuridiche che ci saranno da voi indicate per una “interfaccia dati” nel vostro interesse

-         Responsabili del trattamento appositamente nominati in forma scritta, quali i professionisti che collaborano con ACEF per le attività di propria competenza e professionisti esterni per la tenuta paghe e la consulenza del lavoro;

-         Fornitori di servizi di domiciliazione, segreteria ed elaborazione dati;

-         Fornitori di servizi di cloud ;

-         Fornitori di servizi di hosting e server virtuali;

-         Fornitore del software gestionale;

-         Fornitori di servizi di connettività e telefonia;

-         Fornitori di servizi di chat e comunicazione;

-         Fornitori di servizi di mailing list;

-         Fornitori di servizi di trasferimento file;

-         Fornitori di servizi di assistenza da remoto;

-         Social network;

-         Fornitori di servizi di pagamento on-line;

-         Enti pubblici e privati, anche a seguito di ispezioni o verifiche, quali Agenzia delle Entrate, Agenzia del Territorio, Agenzia delle Dogane, Istituto Nazionale Infortuni sul Lavoro, Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia, enti previdenziali e assistenziali, forze dell’ordine, uffici giudiziari, Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, organi di Polizia Tributaria, Ispettorato del Lavoro, SIAE, ASL, Camera di Commercio, Uffici degli enti locali e altri pubblici uffici;

-         soggetti che possono accedere ai vostri dati in forza di disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria

-         dipendenti di ACEF espressamente autorizzati in qualità di addetti.

 

INTENZIONE DI TRASFERIRE I DATI A UN PAESE TERZO O A UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE

 

I vostri dati potranno essere trasferiti su server ubicati in Paesi extra-UE, qualora i fornitori di servizi informatici e i programmi impiegati da ACEF lo prevedano o impieghino tecnologia di cloud computing, che per sua stessa natura non consente di individuare con certezza dove sia allocato il vostro dato nel corso del tempo.

Ai sensi di legge, si fa presente che allo stato attuale la Commissione europea ha previsto una decisione di adeguatezza solo per un numero limitato di Stati (Andorra, Argentina, Australia, PNR, Canada, Faer Oer, Guernsey, Isola di Man, Israele, Jersey, Nuova Zelanda, Svizzera, Uruguay) e che quindi i vostri dati personali potrebbero essere trasferiti dai Servizi utilizzati (es. Skype, Gmail, Office 365) anche da Paesi per i quali non è stata pubblicata una tale decisione di adeguatezza, né allo stato attuale ACEF è in grado autonomamente di fornire garanzie appropriate.

ACEF ha peraltro selezionato attentamente solo fornitori di servizi in grado di offrire un elevato livello di sicurezza e protezione dei dati personali.

 

 

 

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

 

ACEF conserverà i vostri dati personali per il tempo necessario a dare esecuzione al contratto e a fornire tutti i servizi richiesti, e li manterrà nei propri archivi,  per le finalità precedentemente indicate, per un periodo non inferiore ai termini di legge e comunque sufficiente a tutelare le reciproche posizioni e a soddisfare eventuali esigenze di informazione successive alla cessazione dell’incarico, giustificate dalla volontà di ACEF di accrescere il proprio patrimonio culturale grazie ai contributi di relatori, partner, associati e partecipanti.

ACEF si riserva peraltro la facoltà, in mancanza di specifici obblighi di legge, di distruggere i vostri dati personali a propria discrezione.

I dati di contatto eventualmente trattati, con il vostro espresso consenso, per finalità informative e commerciali saranno conservati fino a revoca del relativo consenso da voi rilasciato.

 

I VOSTRI DIRITTI COME INTERESSATI

 

Vi informiamo che, in qualità di interessati, avete tutti i diritti a voi spettanti previsti dal GDPR:

-         Diritto di Accesso (art. 15),

-         Diritto di Rettifica (art. 16),

-         Diritto alla Cancellazione (art. 17),

-         Diritto di Limitazione di trattamento (art. 18),

-         Diritto alla Portabilità dei dati (art. 20),

-         Diritto di Opposizione (art. 21).

 

Avete inoltre il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato al trattamento dei dati; la revoca ha effetto dal momento in cui ne verremo a conoscenza e non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso precedentemente prestato.

Avete infine il diritto di proporre reclamo presso una Autorità di controllo.

In tutti i casi descritti l’esercizio dei vostri diritti è portato a conoscenza di coloro ai quali i vostri dati sono stati comunicati, eccettuato i casi di esonero previsti dal GDPR, rimandando alla lettura di ogni contenuto al link http://www.garanteprivacy.it/regolamentoue/diritti-degli-interessati
In alcune ipotesi (cancellazione, limitazione, opposizione) l’esercizio dei vostri diritti potrebbe non rendere più possibile, in tutto od in parte, l’erogazione delle prestazioni e/o servizi a vostro favore.

Tutti i diritti descritti sono esercitati con richiesta rivolta senza formalità a ACEF (anche a mezzo e-mail all’indirizzo privacy@economiaefinanza.org), anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo.

 

DIRITTO DI REVOCARE IL CONSENSO

 

L’interessato ha sempre la facoltà di revocare il proprio consenso precedentemente accordato, nello stesso modo in cui lo ha espresso, e comunque sempre anche a mezzo e-mail, inviando la revoca al seguente indirizzo: privacy@economiaefinanza.org.

La e-mail avrà effetto recettizio e pertanto consentirà al ricevimento della stessa di procedere alla interruzione di ogni trattamento e alla comunicazione a ogni responsabile o sub responsabile di adeguarsi in tal senso.

Vi ricordiamo che l’eventuale revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

 

  

DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO A UN’AUTORITÀ DI CONTROLLO

 

Ogni interessato ha la facoltà, in caso di violazione consumata a pregiudizio dei propri diritti e delle proprie libertà, di proporre reclamo da formulare al Garante via web attraverso la compilazione dell’apposito modulo, disponibile sul sito www.garanteprivacy.it.

 

OBBLIGATORIETÀ E NECESSITÀ DI COMUNICARE I DATI

 

Il conferimento dei dati è libero e facoltativo, ma necessario per consentire a ACEF di dare esecuzione al Contratto, adempiere a obblighi di legge ed eventualmente – solo con il vostro espresso consenso – effettuare i trattamenti per le finalità indicate alla lettera c) del precedente punto “FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO”.

Il mancato conferimento o il conferimento parziale dei dati potrebbe comportare la mancata, non esatta o parziale esecuzione dei servizi previsti nel Contratto, oppure l’impossibilità di effettuare alcune operazioni, se i dati sono necessari all’esecuzione del rapporto o dell’operazione, o l’impossibilità di effettuare alcune operazioni che presuppongono la comunicazione dei dati a soggetti funzionalmente collegati all’esecuzione delle stesse.

Precisiamo fin d’ora, in tal senso, che in caso di mancata, carente od inesatta comunicazione di dati da parte vostra, ACEF declinerà qualsiasi responsabilità circa il risultato delle attività rese in vostro favore, riservandosi comunque di rinunciare all’incarico essendone venuto a mancare il presupposto fiduciario.

 

PROFILAZIONE E PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

 

I vostri dati personali trattati da ACEF non saranno utilizzati per scopi di profilazione, salvo non siano strettamente funzionali alle attività oggetto del contratto, né per attivare processi decisionali automatizzati.