Il software gestionale è per sempre? Giacomo Barbieri analizza i fattori principali che influiscono sulla scelta del software per lo Studio

Versione StampabileVersione StampabileSegnala ad un amicoSegnala ad un amico

Il software gestionale è per sempre?
 

Ciclicamente ad ogni commercialista passa per la testa la folle idea che sia giunta l’ora di cambiare il gestionale di Studio. Capita nel mio Studio, ma penso di essere in buona compagnia.


Specialmente quando ci si avvicina alla chiusura del “giro annuale”, con l’invio delle dichiarazioni, e si hanno fresche le inefficienze e le incrostazioni che si vorrebbero eliminare, ma che in un modo o nell’altro, nell’urgenza quotidiana, trovano sempre soluzioni provvisorie.
L’obiettivo può essere banalmente quello di dare nuovo slancio allo studio, stare al passo con i tempi, ma anche più specificamente la volontà di cogliere l’occasione per definire ed adottare regole comuni a tutti i collaboratori, oppure il desiderio di rimuovere incoerenze che rendono irriconoscibili piani dei conti, inutilizzabili collegamenti e automatismi tra contabilità, prospetti di bilancio, nota integrativa, dichiarazioni, studi di settore. Per non parlare della gestione delle pratiche di consulenza, dei modelli e del controllo di gestione dello Studio.
 

L’esperienza racconta che dopo un momento di iniziale euforia, il più delle volte ci si arrende alla dura realtà delle barriere all’uscita:
-    in primis spaventano le esigenze di formazione del personale o le resistenze che si incontrano. In ogni Studio c’è almeno una persona che al primo intoppo è pronta a dire che “era meglio il vecchio sistema”. Nella norma coincide con la “signorina” più anziana e quindi anche più autorevole e rispettata… Da un lato dispiace buttare il know-how acquisito magari in decenni, dall’altro si devono mettere in conto un allungamento dei tempi di lavoro, errori di impostazione che richiedono successive correzioni, e nella peggiore ipotesi scioperi bianchi o boicottaggi più o meno velati
 

-    poi vanno messi in conto i costi di adeguamento dell’infrastruttura informatica. Ancora oggi molti studi utilizzano AS/400 con terminali “stupidi”. Il sistema è completamente ammortizzato da  anni e può continuare a funzionare per altrettanti. Perché dunque buttarlo? Passare a qualcosa di più moderno, magari un sistema virtualizzato in cui possono convivere diverse tipologie di client e applicazioni, può richiedere un importante investimento iniziale e soprattutto una fase di messa a punto di mesi affinchè tutto funzioni a dovere e le persone imparino a sfruttare le nuove funzioni. Ne vale davvero la pena? Le funzionalità introdotte dal nuovo gestionale sono davvero così rivoluzionarie e indispensabili da giustificare il cambiamento? Dopotutto la contabilità è contabilità ed è difficile immaginare grosse rivoluzioni, specialmente passando tra uno e l’altro dei software “più diffusi”. Ovviamente qui dipende dal tipo di lavoro che si svolge nel singolo Studio, ma la riflessione è d’obbligo…;
 

-    poi, ancora, l’attenzione si sposta sulla qualità del rapporto con l’attuale fornitore/rivenditore. Sappiamo bene che in un gestionale l’affidabilità e l’assistenza post vendita sono fondamentali. I nostri clienti si fidano di noi, noi ci fidiamo del nostro fornitore. Quasi sempre. In molti casi il fornitore, se è bravo, diventa prima un supporto e poi un amico, che come tale è difficile lasciare, anche se razionalmente potrebbe aver senso farlo se il mercato offre qualcosa che il suo gestionale non ha. Non per nulla alla base della migrazione ad un nuovo gestionale c’è un episodio, o ripetuti casi, di insoddisfazione per come è stato gestito un momento critico. Ma il nuovo sarà davvero migliore?
 

E a questo punto, se l’euforia o la disperazione non hanno già fatto firmare un contratto, normalmente il progetto di cambiamento si arena per altri 365 giorni.
È ovvio che il primo aspetto va gestito in maniera aziendale, affrontando il progetto di cambiamento soprattutto sul piano organizzativo piuttosto che fermandosi ad autorizzare l’acquisto del nuovo software. Tiro inevitabilmente l’acqua al mio mulino, ma mi pare evidente che la ristrutturazione dello Studio richieda le competenze tipiche di una consulenza organizzativa, e che rivolgersi ad un collega che conosce i processi operativi tipici degli Studi ed abbia approfondito la loro messa a punto possa aumentare significativamente le probabilità di successo del progetto. Se non altro, sia perché il confronto è sempre utile, sia perché avere uno sprone esterno aiuta a definire meglio gli obiettivi ed a mantenere il ritmo , e la motivazione, nelle varie fasi.
 

Per decidere sul secondo aspetto è invece fondamentale conoscere le caratteristiche distintive dei principali prodotti. Chi da un po’ di tempo non fa una verifica sullo stato dell’arte dei gestionali è bene che destini presto qualche mezza giornata alle dimostrazioni, perché dopo anni di sostanziale immobilismo sono all’orizzonte parecchie novità per l’autunno. Dando per scontato che i leader di mercato siano tutti equivalenti nelle funzionalità di base, è utile porre particolare attenzione alla filosofia di fondo dei singoli prodotti e sul cliente tipo al quale le diverse soluzioni si rivolgono. Oggi esistono Studi con modelli organizzativi totalmente diversi, ed è quindi normale che i diversi prodotti si siano focalizzati su un tipo di studio piuttosto che su un altro. Sarà una considerazione banale, ma chi lavora da solo con un portatile collegato via internet per seguire un numero ristretto di clienti, cerca nel software funzioni diverse da chi deve amministrare uno studio di 50 persone strutturato su 3 o più livelli di delega.
 

Per questa ragione abbiamo coinvolto nel 11° Meeting ACEF “Evoluzione dei Servizi professionali”, che si terrà il 20 settembre a Bologna, tre dei principali produttori di software gestionale per commercialisti: ZUCCHETTI, PASSEPARTOUT e SISTEMI.
Queste aziende si presentano oggi sul mercato con prodotti dall’impostazione totalmente diversa, che merita certamente un approfondimento.
 

•    Zucchetti ha dedicato ingenti risorse allo sviluppo ex novo del suo gestionale di punta, AGO Infinity, che ora è totalmente fruibile via web.
 

•    Passepartout, con BusinessPass, ha puntato su un modello misto, che è fruibile via web ma attraverso un client proprietario e punta in particolare sul miglioramento dell’integrazione tra professionista e cliente.
 

•    Profis di Sistemi preferisce un approccio di sviluppo tradizionale basato su client proprietario e server database, e quindi beneficia di grande affidabilità e di una interfaccia utente affinata e ottimizzata negli anni.
 

Ci si può chiedere come siamo riusciti a convincere tre agguerriti concorrenti a collaborare per la buona riuscita di uno stesso evento. È un segreto. Banale. In un mercato maturo e ormai saturo come si conquista un nuovo cliente? E cosa si deve fare per mantenere quelli che già si hanno? Nell’epoca in cui viviamo per una azienda seria che operi per il nostro settore è del tutto inutile impostare la comunicazione fingendo di essere l’unico fornitore sul mercato. Qualunque titolare di Studio non è stupido, e prima di farsi convincere dalla proposta ricevuta ha tutti gli strumenti per fare sempre una verifica sull’ offerta degli altri. Di questi tempi paga molto di più dimostrare consapevolezza e non fuggire il confronto. In altre parole attenzione alle effettive esigenze del cliente e rispetto per la sua capacità di giudizio.
 

Voi a quali condizioni sareste disposti a valutare un cambiamento, con quali pecche siete costretti vostro malgrado a convivere e quali nuove utilità cerchereste nel software?
 

Se il tema vi ha incuriosito forse dovreste venire a Bologna il 20 settembre!
 

Giacomo Barbieri

Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
 

Evento a cui si riferisce: 
Giacomo Barbieri